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Neue Abläufe im Bürgeramt sparen Bürgern Zeit und Wege

Wartebereich ohne Bestuhlung im Bürgeramt (Foto: Presseservice Geschwill)

Serviceorientierte Umstrukturierung mit Mehrwert für Bürger und Bedienstete / Anfragen und Terminvereinbarungen erfolgen jetzt telefonisch

(sg) Das Corona-Virus brachte Veränderungen in allen Lebens- und Arbeitsbereichen mit sich. Die Stadtverwaltung mit ihren Ämtern, Dienstleistungen und Serviceangeboten ist davon nicht ausgenommen. Insbesondere das vielfrequentierte Bürgeramt, das jährlich rund 16 000 Vorsprachen in den Bereichen Einwohnermeldeamt, Passamt, Sozialwesen, Fundamt, Fahrerlaubnisanträge, Fischereischeine, Ausländerwesen und Gewerbeamt zu bearbeiten hat und auch Führungszeugnisse und Beglaubigungen ausstellt, musste die Strukturen und Abläufe der neuen Situation schnell und serviceorientiert anpassen.
„Corona-bedingt läuft vieles nicht mehr so wie vorher“, erklärt Sachgebietsleiter Marc Wiedmaier. Vor Corona konnten die Bürger zu den Öffnungszeiten der Stadtverwaltung einfach ins Rathaus kommen, im Wartebereich des Bürgeramtes eine Nummer ziehen, Platz nehmen und auf ihren Aufruf warten. In Spitzenzeiten hielten sich 15 bis 20 Personen im Wartebereich auf. „Diese Regelung ließ sich aufgrund der aktuellen Hygiene- und Abstandsregeln nicht mehr einhalten“, betont der Sachgebietsleiter. Es galt, ohne Einschränkung der Leistungen und Nachteile für die Bürger den Publikumsverkehr zu reduzieren. „Wir mussten sämtliche Leistungen so umstrukturieren, damit wir sie so effizient und unkompliziert wie möglich anbieten können“, erklärt Wiedmaier. 

Das Bürgeramt bittet nun alle, vor einer persönlichen Vorsprache im Rathaus zu prüfen, ob das Anliegen telefonisch oder per E-Mail bearbeitet werden kann. „Man muss nicht für jedes Anliegen einen Termin ausmachen“, weiß der Sachgebietsleiter aus Erfahrung. „Durch einen Anruf im Bürgeramt können sich unsere Bürger Zeit und Wege sparen“, hebt Wiedmaier hervor. Am Telefon könne man abklären, ob überhaupt für die Anfrage oder die gewünschte Leistung ein Termin notwendig ist, oder beispielsweise der gewünschte Antrag an der Rathauspforte abgeholt oder per E-Mail oder per Post geschickt werden kann. „Die Bürger bekommen ihre Leistungen in vollem Umfang und müssen zeitlich nicht länger darauf warten“, betont Wiedmaier. Die telefonischen Vorsprachen sollen bis auf Weiteres beibehalten werden. „Dadurch können wir Anliegen besser einordnen und bei Dringlichkeit flexibel reagieren“, beschreibt Wiedmaier den Mehrwert der Umstrukturierung. Was ihn besonders freut: „Wir haben seither nur positive Rückmeldungen von den Bürgerinnen und Bürgern für unser neues Servicemanagement bekommen.“

Marc Wiedmaier, Sachgebietsleiter Bürgeramt (Foto: Presseservice Geschwill)

Was sich auch geändert hat: Termine können nun nicht mehr online gebucht werden, sondern werden ebenfalls telefonisch vergeben. Marc Wiedmaier erklärt auch warum: „Bei unserem System für Terminvereinbarungen kann ein Zeitfenster nur einmal vergeben werden. Da nun nicht mehr nur ein Mitarbeiter die vereinbarten Termine übernimmt, sondern diese auf mehrere Kollegen verteilt werden, benötigt es mehrere Buchungen pro Zeitfenster. Das kann unser System aber nicht leisten.“ Daher werden jetzt alle Termine telefonisch vergeben.</justify><justify>Wer einen Termin im Bürgeramt hat, meldet sich zunächst an der Rathauspforte an und gibt auf einem Anmeldebogen zur Nachverfolgung von möglichen Infektionswegen seine jeweiligen Kontaktdaten an. Dann wird der Besucher vom zuständigen Mitarbeiter an der Pforte abgeholt und ins Bürgeramt begleitet. </justify><justify>„Die Mitarbeiter der Pforte sind nun deutlich mehr eingebunden als vorher“, informiert der Sachgebietsleiter. Denn dort bekommt man jetzt auch Auskünfte zu den verschiedenen Leistungen des Bürgeramtes und kann sich Antragsformulare abholen. Wer den Passbildautomat am Rathauseingang nutzen möchte, wird gebeten, sich ebenfalls an der Pforte anzumelden, damit alle Kontaktflächen vor und nach der Nutzung gereinigt werden können.

Info: Das Bürgeramt der Stadt ist per E-Mail unter buergeramt@eppelheim.de zu erreichen. Bei Fragen, Anliegen oder zwecks einer Terminvereinbarung wird gebeten, sich telefonisch mit Marc Wiedmaier (06221 794120) oder Florian Stauber (06221 794 121) in Verbindung zu setzen.